السياسات والإجراءات في المؤسسات الحكومية بين المفهوم والصياغة

تعرف السياسات بأنها مجموعة من المبادئ والتوجهات العامة والخطوط العريضة التي تحكم خط سير المؤسسة وتسترشد بها الإدارة عند اتخاذها للقرارات، وتعد بمثابـة خارطة طريق للعمل المؤسسي، وتعمل على تحديثها دوريًا، وقد تكون على مستوى الدولة أو المؤسسة.

لهذه المبادئ أو السياسات سمات منها الشمولية والوضوح والملاءمة والاتساق والتوافق مع التشريعات والاتفاقيات الجماعية، وأن تكون معلومة للعاملين بالمؤسسة ومتوافقة مع سياسات المستوى الإداري الأعلى وسياسات الأقسام والإدارات بالمستوى الإداري الأدنى.

وتحتوي السياسات على إجراءات محققة لها، حيث تعرف الإجراءات بأنها سلسلة من الخطـوات التنفيذية المحددة والمرتبة ترتيبًا زمنيًا، والتي تصف بدقة كيفية أداء العمل على كافة المستويات، بما يؤدى إلى التقليل من تدخل الإدارة في توجيه العمل الروتيني بالمؤسسة والعمل على زيادة الكفاءة الإنتاجية.

ولصياغة إجراءات سليمة يجب أن يتوافر عدد من الشروط وهي تحقيق أكبر قدر ممكن من الكفاءة في استخدام الموارد، الاتساق والتوزان، القياس والرقابة، الوضوح والمرونة وسهولة التطبيق، حيث يعكس وضوح الإجراء سلامة السياسات الإدارية المتبعة بالمؤسسة.

ويرى كثير من الخبراء أنه لتيسير عملية تحويل السياسة إلى إجراءات يجب مراعاة الآتي: وضوح الغرض من السياسة، معالجة المشكلات الحالية والتي لها صلة بالمؤسسة، الامتثال للقوانين، المرونة، حسن التنظيم والتخطيط والتقسيم، لغة سهلة الفهم وخالية من المصطلحات الصعبة، وقصر الجمل والفقرات.

وننصح القائمين على صياغة السياسات قبل الشروع في إعدادها وكتابتها أن يجيبوا بأنفسهم  على  عدد من  الأسئلة: كيف تم التعامل مع هذه المسألة في الماضي؟ هل تمتلك المؤسسة قوى عاملة تبرر وجود السياسة؟ هل يوجد بالمؤسسة استعداد للتحديث المستمر للسياسات؟ ما القضايا التي ستتم معالجتها؟ ما النتائج المتوقع إنجازها؟ هل ستعزز هذه السياسة قيم المؤسسة التي تؤمن بها؟

إلا أنه يتداخل على البعض مفاهيم مختلفة للسياسات والإجراءات، منها القواعد التي تعرف بأنها إرشادات تفصيلية تحدد سلوكيات العاملين بالمنشأة، ولها شروط منها الوضوح والدقة وأن لا تحمل معاني متعددة، وأيضا القرارات التي تعرف بأنها الشكل الذي تصدر به السياسات والقواعد والإجراءات.

وأخيراً نؤكد أنه بوضوح السياسات التي يتم صياغتها بطريقة سليمة وارتباطها بالسياسات والتوجهات العامة للدولة ممثلة بوزاراتها ومجالسها وهيئاتها، فإن ذلك يؤدي إلى تيسير وتبسيط عملية التحديد الدقيق للإجراءات، ومن ثم رفع معدلات الإنتاجية بالمؤسسة وبالتالي إحداث التطوير والتنمية المطلوبة.

د. أبو النصر مصطفى أحمد

عمادة التطوير والجودة

دكتوراه في الإدارة الاستراتيجية وتحسين الأداء الحكومي