القبول والتسجيل تطور خدماتها الإلكترونية

في إطار السعي الدائم لتحويل الخدمات المقدمة لطلاب وطالبات الجامعة إلى خدمات إلكترونية متطورة توفر الوقت والجهد، دشنت عمادة شؤون القبول والتسجيل عدداً من الخدمات الإلكترونية الجديدة عبر بوابة النظام الأكاديمي.

 وقد صرح الأستاذ محمد العصيمي مساعد عميد القبول والتسجيل لتقنية المعلومات بأن النتائج التي ظهرت من خلال تطبيق تلك الخدمات كانت مبهرة ولله الحمد، وذلك من واقع آراء المستفيدين من الطلاب ورؤساء الأقسام ووكلاء الكليات والعمداء، وأشار العصيمي إلى أن العمل سيستمر بإذن الله على تطوير وتحسين تلك الخدمات لضمان استفادة جميع شرائح المستفيدين منها، ولخص أبرز النتائج في الرسم التوضيحي المرفق لكل خدمة والتي جاءت إحصاءاتها على النحو التالي:

• بلغ إجمالي عدد عمليات الحذف والإضافة المنفذة من خلال البوابة 224666 ومن خلال النظام 40367.

• تم تنفيذ التحويل لعدد 1617 طالباً وطالبة إلكترونياً.

• تم تغيير المسار التحضيري لعدد 359 طالباً وطالبة إلكترونياً.

• تم منح عدد 583 طالباً وطالبة فرصاً إضافية لاستكمال الدراسة بشكل إلكتروني.

• تم إعادة قيد 34 طالباً وطالبة إلكترونياً.

• وللمرة الأولى تم اعتماد نتائج 11729شعبة دراسية إلكترونياً وظهرت نتائجها مباشرة للطلاب في زمن قياسي.

• تم تنفيذ خدمة المسيرات الإفرادية الإلحاقية لعدد 67 طالباً وطالبة إلكترونياً.

• تم تنفيذ التخريج لعدد 3171 خريجاً وتسليم الوثائق والسجلات الأكاديمية وتصديق صور الوثائق طبق الأصل.

• تم تنفيذ خدمة خريج لعدد 45 طلباً قُدم لاستلام الوثائق بريدياً.

جدير بالذكر أن عمادة القبول والتسجيل قد فعّلت عدداً من الخدمات جاءت على النحو التالي: ـ 

• خدمة طلبات التحويل بين التخصصات والكليات إلكترونياً:

فوفقاً لهذه الخدمة يمكن للطالب إدخال طلب التحويل من تخصص إلى آخر أو من كلية إلى أخرى دون الحاجة إلى تعبئة نموذج التحويل، حيث يصل الطلب من الطالب للكلية المراد التحويل لها وفقاً للشروط، وعند موافقة الكلية يُحال الطلب لعمادة القبول والتسجيل التي بدورها تراجع طلبات التحويل، وفور اعتمادها للطلب تصل رسالة للطالب تعلمه بتنفيذ طلبه، وكل ذلك يتم بطريقة إلكترونية. 

• خدمة رصد الدرجات إلكترونياً:

وفرت خدمة رصد الدرجات العديد من الخطوات واختصرت الوقت والجهد ورفعت سقف الحماية الأمنية لعمليات الرصد، فعند إدخال عضو هيئة التدريس للدرجات وحفظها وتثبيتها على النظام الأكاديمي تصله على الفور رسالة تفيد بأن عملية التثبيت للدرجات تمت وبذلك يتحول كشف الدرجات لرئيس القسم آلياً الذي بدوره يعتمده، ويتحول مباشرة إلى عمادة القبول والتسجيل لاعتماده، وفور اعتماده من العمادة يرسل النظام رسالة للطالب بنتيجة المقرر.

• خدمة طلب وتنفيذ الفرص الإضافية إلكترونياً:

سهلت هذه الخدمة على الطلاب تقديم طلب الفرص، كما يسرت على الكلية معرفة الطلاب الذين تقدموا آلياً لطلب الفرص الإضافية الأمر الذي يجعل الكلية تتخذ قرارها بسرعة لمنح الفرصة أو التوصية بالموافقة على منح الفرصة ممن لا تنطبق عليهم شروط الفرصة المطلوبة، وفور ذلك تتحول لعمادة القبول والتسجيل، أما بالتنفيذ لمن تنطبق عليه الشروط أو إحالتها للجنة المعنية لدراستها واتخاذ القرار المناسب وكل هذا يتم إلكترونياً.   

• خدمة خريج:

وتقدم للخريجين والخريجات خدمة توصيل وثائق تخرجهم مع نسخة أصلية من السجل الأكاديمي إلى منازلهم، وذلك بالتعاون مع البريد السعودي «واصل» من خلال ربط نظام البوابة الإلكترونية مع نظام البريد السعودي، وقد وُفرت هذه الخدمة إعفاءً للطلاب والطالبات من الحضور شخصياً لاستلام وثيقة التخرج  وخاصة ممن يسكن خارج مدينة الرياض.

• خدمة إعادة قيد الطلاب تنفذ إلكترونياً:

وفقاً لهذه الخدمة لم يعد الطالب بحاجة إلى تقديم طلب إعادة القيد ورقياً، حيث يمكنه الآن تقديمه إلكترونياً في أيّ وقت وفي أيّ مكان من خلال البوابة الإلكترونية للنظام الأكاديمي ويتم تنفيذه إلكترونياً من عمادة القبول والتسجيل، إذا تحققت شروط إعادة القيد.  

• خدمة إخلاء طرف الطالب إلكترونياً:

أكملت عمادة القبول والتسجيل الربط الإلكتروني مع جميع الجهات التي تشترط على الطلاب مراجعتها قبل إخلاء طرفهم من الجامعة، مما يلغي ضرورة مراجعة الطلاب إلى تلك الجهات وفي الوقت نفسه يوفر على موظفي تلك الجهات أوقاتهم بعدم مراجعة الطلاب لهم.

•  خدمة تنفيذ المسيرات الإفرادية لمكافأة وبدلات الطلاب إلكترونياً:

تضطر عمادة القبول والتسجيل إلى احتساب مسيرات إفرادية لبعض الطلاب الذين لم يدخلوا في الاحتساب العام لأيّ سبب ما، وقد تحول هذا الأجر إلكترونياً مما ترتب عليه مميزات عديدة منها تحويل المبلغ مباشرة إلى حساب الطالب في البنك ليحقق سرعة في التنفيذ وأمان في عملية التسليم، وإلغاء لدور المندوب المالي نهائياً وتخفيف الأعباء الإدارية والمالية على موظفي الإدارة المالية بالجامعة .  

• خدمة طلب تغيير التخصص بعد السنة الأولى المشتركة:

نظراً لمراجعة عدد كبير من الطلاب في بداية كل فصل لتغيير تخصصهم الذي خُصصوا عليه بعد السنة الأولى المشتركة لتغيير رغبتهم أو لعدم ترتيب رغباتهم بشكل صحيح أو تراجع عن رغباتهم التي طلبوها، لذا تم تطوير آلية تسمح للطلاب التقديم عبر البوابة الإلكترونية بهدف توفير جهد ووقت الطلاب لعدم مراجعتهم للعمادة، وإنجاز العمل بسرعة وبلا أخطاء. 

واختتم مساعد عميد القبول والتسجيل لتقنية المعلومات تصريحه بأن العمادة ممتنة للغاية للدعم والتحفيز الذي تتلقاه من إدارة الجامعة، وبالأخص من معالي مديرها الدكتور بدران العمر والدكتور وكيل الجامعة للشؤون التعليمية والأكاديمية عبدالعزيز بن عبدالله العثمان.