أهمية الإتقان في سكرتارية الإدارات

زاوية: بقعة ضوء

يحتاج العمل الإداري إلى مكونات متعددة ليكون هناك عطاء من الإدارة والمدير، وليقوم كل بدوره على أكمل وجه وبأقل جهد وبدون إضاعة وقت، ومن تلك المكونات السكرتارية والموظفين المساعدين لمدير الإدارة أو المسؤول الأول بها.

قبل بضع سنوات كنت في حوار مع أحد الخبراء الزائرين للجامعة، وبعد تعامله مع الجامعة وإداراتها بما في ذلك بعض الأمور المالية والإدارية التي تخصه، ذكر لي أننا في هذا الوطن نمتلك المال والخبرة والقوى البشرية، لكن يوجد نقص أو انعدام في تدريب العناصر الإدارية التي تساعد المسؤولين على اختلاف مستوياتهم.

أمر بديهي أن نقول إن المدير أو المسؤول المتميز سيتعثر أو تصعب عليه الأمور إذا كان من حوله من الإداريين في مكتبه ليس لديهم الخبرة والمقدرة والمهارة على متابعة المعاملات الواردة والصادرة، وسيصيب التشتت والحيرة كل من المسؤول وطاقمه الإداري.

فمعاملة لم يُرد عليها، ومعاملة تم إرسالها في مسار خاطئ، ومعاملة جاءت هنا بشكل خاطئ، ومعاملة لم تكن المرفقات برفقتها، ومعاملة تأخر الرد عليها، وغيرها كثير.

في كتابه «حياة في الإدارة» ذكر الدكتور غازي القصيبي، رحمه الله، كثيرًا عن بعض مدراء مكتبه أثناء العمل معه في مساعدته، ومنها قدرة بعضهم المتميزة في التحكم في جدولة المراجعين له وتحديد ما يحتاجون من الوقت لمقابلة الوزير، وإدارة الوقت بشكل عام بشكل عجيب.

إنني على قناعة أن مدير المكتب ومساعديه لهم دور كبير في مساعدة المسؤول الذي يقوم بتصريف أمور الإدارة، بما في ذلك من معاملات إدارية ومالية واجتماعات ومحاضر ومقابلة جمهور وتنظيم وترتيب وحفظ الوثائق التي تكون بحوزة الإدارة، وربما يكون بها بيانات شخصية لمراجعين أو معلومات سرية و ليست للنشر.

كذلك المسؤول الأول في الإدارة من المفترض أن يهتم بموظفيه ويسعى لهم في تحقيق ما يستحقون نظاماً من مزايا إدارية ومالية وتدريبية، وكذلك يجب أن يُرجع الفضل لله ثم لمن يقوم بعمل متميز منهم، ولا يتعمد خلق تصور للعالم خارج الإدارة أنه وحيد محيطه، وهو فقط من يعمل ولا مثيل له في الإتقان ولم يساعده أحد!

في الختام، يكفينا شهادة في هذا أن قرآننا الكريم قد نهانا أن نُحب أن نُحمد بما لم نفعل.

أ. د. يوسف بن عجمي العتيبي

كلية علوم الحاسب والمعلومات

وكيل الكلية للدراسات العليا والبحث العلمي 

yaalotaibi@ksu.edu.sa

0
قم بتقييم هذا المحتوى

إضافة تعليق جديد

Image CAPTCHA