برنامج «ديوان» ودوره في تميز العمل الإداري

زاوية: بقعة ضوء

في السنوات الماضية دأبت الجامعة لبناء واستخدام أنظمة إلكترونية لاستبدال المعاملات الإدارية والأكاديمية من ورقية إلى آلية إلكترونية، وذلك بهدف إتقان الأداء وسرعة المعالجة، ومن أبرز الأمثلة على الأنظمة الإدارية نظاما «ديوان» و«مجالس»، ومن الأنظمة الأكاديمية النظام الخاص بالتقديم على الترقية ونظام التقديم على المؤتمرات وغيرها كثير.

النظام الإداري الإلكتروني بجامعة الملك سعود المسمى «ديوان» صمم لإدارة المكاتب الإدارية والمعاملات التي تدور بين الإدارات المختلفة في الجامعة وعلى كل المستويات، وهو نظام متميز وله دور محوري في العمليات الإدارية اليومية للموظفين ومدير الإدارة والمراجع على حد سواء.

ومع هذا فإن التقييم البناء والاقتراحات ستعزز من قوته وفعاليته وسيكون له دور أقوى في الحفظ والمتابعة وتجنب الأخطاء التي عادة ما تحدث مع الأنظمة الورقية التقليدية.

من الاقتراحات التي نرى أنها ضرورية في مراحل تطوير النظام أن يكون هناك طريقة لأرشفة المعاملات التي تنتهي في الإدارة مثل التعاميم والتعيينات في الإدارة وما يماثلها، وهذ الأرشيف من الممكن أن يقسم إلى أجزاء متعددة حسب ما ترى الإدارة، كذلك من الأفضل أن يكون النظام والمستخدم ذكياً ولديه القدرة على الربط بين المعاملات المتشابهة، وحبذا لو قام النظام بتجنب استحداث رقم جديد للمعاملة، ولكن ينبه النظام لاستخدام نفس الرقم الأصلي مع تغير في الوجهة والتاريخ.

كذلك حبذا لو قام النظام بشكل دوري بإرسال تقرير لمدير الإدارة ليعطيه قائمة بالمعاملات القادمة لإدارته، وكذلك التنبيه للمعاملات التي تنتظر المعالجة منذ زمن طويل، ويقترح النظام معالجتها أو تحويلها للأرشيف إن كانت من نوع المعاملات المنتهية.

عند إصدار المعاملة ربما كان بمقدور المستخدم أن يحدد عدد الأيام التي يجب أن ترد الإدارة الأخرى على هذه المعاملة، وبذلك يكون في النظام المعلومة التي تساعد في تنبيهاته عند تأخر المعاملات التي لها أهمية محددة.

ومن الاقتراحات أن يكون هناك في النظام آلية للتقييم والمتابعة ومعرفة مواطن الخلل والقوة سواء في النظام أو في الإدارات أو المستخدمين، فمثلاً يقوم النظام بإصدار تقرير دوري لصاحب الصلاحية ليحدد المستخدمين أو الإدارات أو نوعية المعاملات أو الفترات المعينة التي يكون فيها تدن في مستوى إنجاز المعاملات والكشف عن أنواع الخلل وحلوله.

حتما مثل هذا التقرير من المفترض أن لا يستخدم في القدح أو الشماتة من إدارة أو مستخدم، ولكن فقط لهدف زيادة الجودة والتدريب وحل القصور الإداري، وفي الختام نشكر عمادة التعاملات الإلكترونية في عملها ونتاجها المتميز منذ إنشائها وحتى قتنا الحاضر، وإلى الأمام بتوفيق من الله وعونه.

أ. د. يوسف بن عجمي العتيبي

كلية علوم الحاسب والمعلومات

وكيل الكلية للدراسات العليا والبحث العلمي 

yaalotaibi@ksu.edu.sa

0
قم بتقييم هذا المحتوى

إضافة تعليق جديد

التحقق البصري
This question is for testing whether or not you are a human visitor and to prevent automated spam submissions.
Image CAPTCHA