تتخذ القرارات والتوصيات في مجالس الأقسام بالتصويت، إما بالموافقة أو عدم الموافقة أو الامتناع عن التصويت، والأصل في التصويت أن يكون علنياً برفع الأيدي، أو بضغط زر الموافقة، وقد يكون سرياً إذا كانت هناك حاجة تدعو لذلك، مثلاً: إبداء الرأي في ترقية أحد أعضاء القسم، أو في تجديد عقد أحد الإخوة غير السعوديين، بحيث يتم كتابة الرأي في أوراق تُجمع ثم يفرزها رئيس الجلسة ويبيّن عدد الموافقين والمعارضين والممتنعين عن التصويت.
أحد أبرز أهداف التصويت أن يُعطى جميع الأعضاء الذين حضروا الاجتماع فرصة لإبداء رأيهم بشفافية ووضوح، فيكون هناك مجال للنقاش والأخذ والرد إلى أن ينتهي الأمر بالتصويت على الموضوع إذا لم يكن هناك اتفاق على قرار معين، فإذا أُخذ بالتصويت فإن القرار هو قرار الأغلبية، ولهذا بمجرد أن ينتهي الاجتماع فيجب على كل من حضر الاجتماع الالتزام برأي الأغلبية وألا يشير إلى أنه يخالف ذلك الرأي.
ومع الأسف، هناك خطأ شائع أن يبدي من عارض القرار وجهة نظره نفسها بعد انتهاء الاجتماع، وفي هذا كشف لأسرار الجلسة، وإخلال بقواعد أحكام الاجتماعات، ومن هذا المنطلق فإن رئيس القسم يجب أن يتبنى رأي مجلس القسم في مجلس الكلية حتى لو كان شخصياً يعارض ذلك الرأي، لأنه لا يمثل نفسه في مجلس الكلية، وإنما يمثل القسم، ولذا عليه أن يلتزم بقرارات مجلس القسم ويدافع عنها حتى لو كان في قرارة نفسه لا يؤيدها، ونفس الأمر ينطبق على عميد الكلية في مجلس الجامعة، وهكذا.
ويجوز لأي عضو حضر الاجتماع التحفظ على قرارات المجلس، وذلك بناءً على تعميم معالي مدير الجامعة الصادر في 6/2/1400هـ، ويحدد التحفظ في المحضر بجانب توقيع العضو بحيث يشير إلى رقم أو تحديد الموضوع الذي يتحفظ عليه، ويجب على العضو خلال أسبوع واحد من توقيع المحضر، أن يرفع تحفظه إلى عميد الكلية وعلى العميد اتخاذ ما يراه بشأن ذلك، فإذا رأى وجاهة التحفظ، طلب من رئيس القسم إعادة عرض الموضوع على مجلس القسم.
تأتي بعد ذلك مرحلة صياغة محضر الاجتماع، والمحضر تقرير سير جلسة المجلس، يُدون فيه الحضور والغياب وهل الغياب بعذر، ومن خرج من الجلسة ولم يعد، والمواضيع التي نوقشت في الجلسة، ونبذة عن كل موضوع، وأبرز النقاشات التي دارت حوله، والتوصية، ورأي المعارضين أو عددهم أو أسماؤهم.
وعدم تدوين محضر لا يؤثر في نظامية القرارات أو التوصيات المتخذة، وإنما سيكون هناك نقص في الإجراءات الشكلية التي يجب أن تتخذ، كذلك يعتبر المحضر وثيقة هامة للاجتماع يمكن العودة إليه في أي وقت لمعرفة تاريخ التوصية أو القرار، والظروف المحيطة به، وقد تضطر بعض المجالس إلى أخذ رأي الأعضاء في موضوع طارئ لا يحتمل التأجيل لحين عقد اجتماع، لذا قد يلجأ إلى محضر بالتمرير بحيث يتضمن شرحاً للموضوع بدون أن تتم مناقشته ويطلب من الأعضاء إبداء رأيهم فيه.
ويجب ألا يلجأ إلى المحضر بالتمرير إلا في الأمور الاستثنائية والمستعجلة جداً، لأنه يتنافى مع مبدأ السرية في التصويت إذا كان للسرية مبرر، كذلك لا يعطى الموضوع المطروح حقه من النقاش والتمحيص والبحث، ولهذا تقرر القواعد العامة أنه إذا اعترض أحد الأعضاء على المحضر بالتمرير فإنه يجب عرض الموضوع في اجتماع عادي.
ويجب عرض محضر التمرير على جميع الأعضاء، ولا يكفي بنسبة ثلثي الأعضاء، لأن النسبة تعطي شرعية لصحة الاجتماع وليست للقرارات.
أمر آخر جدير بالتحليل وهو جدول الأعمال، وهو عبارة عن المواضيع التي ستناقش في الجلسة، والقاعدة العامة أن رئيس المجلس مسؤول عن تحديد تلك المواضيع، وقد يُعدها بعد مشاورة أعضاء المجلس، ويفترض أن يرسل جدول الأعمال بالمرفقات المتعلقة بكل موضوع إلى الأعضاء قبل وقت كافٍ من عقد الجلسة حتى يقرأها الأعضاء ويستعدوا لمناقشتها.
وليست هناك طرق محددة لكيفية إرسال جدول الأعمال، إذ هذا خاضع للوسائل المتاحة، إما بالبريد العادي، أو الإلكتروني، أو بالتسليم باليد، أو عن طريق برامج مثل برنامج مجالس المعمول به في الجامعة بحيث يطلع الأعضاء على جدول الأعمال ويبدون ملاحظاتهم عليها مبدئياً أو يطلبون التعليق على كل موضوع.
وجرى العرف أن تناقش المواضيع الموجودة في جدول الأعمال أولاً بأول، غير أن هناك مرونة في أن يناقش أي موضوع آخر إذا رأى الأعضاء ذلك، ويفترض ألا يناقش في الجلسة إلا المواضيع المدرجة على جدول الأعمال، غير أن الواقع العملي اقتضى أن تناقش تحت بند ما يستجد من أعمال، ويجب ألا يكون عدد هذه المواضيع أكثر من المواضيع الرئيسية المدرجة في جدول الأعمال نفسه، كذلك صدر تعميم من معالي المدير ألا تناقش المواضيع الجوهرية أو الحساسة في بند ما يستجد من أعمال، مثل ترقية عضو هيئة تدريس، أو تعيين عضو هيئة تدريس، وإنما تكون ضمن المواضيع العادية التي يطلع عليها الأعضاء قبل مدة كافية.
د. إبراهيم الحديثي
الأستاذ المشارك في قسم القانون العام
كلية الحقوق والعلوم السياسية
إضافة تعليق جديد