مركز الوثائق يقيم ورشة عمل التحول الرقمي للوثائق

د. مسملي: الحراك التطويري مستمر لتحقيق الأمن الوثائقي وإعداد الكفاءات الوطنية

د. الحميدان: الارتقاء بالوعي الوثائقي بالجامعة مستهدف رئيس لمركز الوثائق

رسالة الجامعة- التحرير:

افتتح وكيل الجامعة للتخطيط والتطوير الدكتور علي بن محمد مسملي ورشة عمل نظم إدارة الوثائق «التحول الرقمي للوثائق» للموظفين والموظفات في الاتصالات الإدارية والأرشيف بالجامعة، التي أقامها مركز الوثائق يوم الأربعاء 13 جمادى الأولى 1444هـ الموافق 7 ديسمبر 2022م، الساعة التاسعة والنصف صباحاً بقاعة الدروازة بمبنى رقم 17 بمركز الجامعة.

تضمنت الورشة أربع أوراق عمل، وشهدت حضوراً وفيراً، وحضرها عدد من قيادات الجامعة وعمدائها، وأعضاء اللجنة الدائمة للوثائق بالجامعة.

خطوات واثقة

بدأت الورشة بكلمة لوكيل الجامعة للتخطيط والتطوير الدكتور علي مسملي ذكر فيها أن الجامعة تخطو خطوات واثقة إلى تحقيق رؤيتها الإستراتيجية لبلوغ الريادة العالمية والتميز في بناء مجتمع المعرفة، متخذة الحراك التطويري المستمر نهجاً تلتزم به لتحقيق إنجازات نوعية في شتى المجالات واضعة نصب أعينها أهمية المشاركة الفعّالة في تحقيق مستهدفات رؤية السعودية 2030، تلك الرؤية المباركة التي أصبحت ثمارها شاهدة على إنجازات المملكة في شتى المجالات.

أهداف الورشة

أضاف الدكتور علي مسملي أن ورشة عمل نظم إدارة الوثائق «التحول الرقمي للوثائق» -التي عمل عليها مركز الوثائق بالجامعة- تستهدف تحقيق عدد من الأهداف منها: شرح منهجية تطبيق الدليل الإرشادي لتنظيم الوثائق، وإكساب المشاركين مهارة إدارة الوثائق السرية، ورفع الوعي الوثائقي لدى العاملين بالجامعة، والتعرف على الأساليب العلمية المتبعة في التحول الرقمي للوثائق، إضافة إلى تفعيل دور مركز الوثائق بالجامعة في تطبيق لوائح وأنظمة المركز الوطني للوثائق والمحفوظات.

بيت الخبرة

وقد أوضح د. مسملي أن هذه الورشة تأتي ضمن جهود مركز الوثائق بالجامعة لتحقيق رؤيته بأن يكون بيت خبرة ومرجعية متميزة في أعمال الوثائق والمحفوظات محلياً وإقليمياً، عن طريق تحقيق رسالته في تحقيق التميز فيما يتعلق بنظم إدارة الوثائق وفقاً للمعايير المحلية والدولية، من خلال تأهيل الكوادر البشرية المتخصصة، وتقديم الاستشارات الفنية داخل الجامعة وخارجها، وتطوير البنية التحتية والتقنية الداعمة، وعقد شراكات محلية وإقليمية فاعلة، وأن ذلك سوف يتحقق –بمشيئة الله- عن طريق تأهيل مركز الوثائق؛ ليكون مرجعية إدارية استشارية محلياً وإقليمياً، وبناء الكوادر البشرية الماهرة في العمل الوثائقي، ودعم عمليات التحول الرقمي بالجامعة وخطط التنمية المستدامة بالمملكة الخاصة بحفظ الوثائق.

الدليل الإرشادي

كما ذكر وكيل الجامعة للتخطيط والتطوير أن الجامعة دشّنت مؤخرًا الدليل الإرشادي لتنظيم الوثائق بالجامعة، الذي يهدف إلى توضيح أنظمة ولوائح المركز الوطني للوثائق والمحفوظات للموظفين والموظفات بوحدات الاتصالات الإدارية والأرشيف بالجامعة، ويكتسب الدليل أهمية خاصة لكونه أداة توضيح للأوامر السامية الكريمة ذات العلاقة بتنظيم الوثائق الرسمية وحفظها وإدارتها، كما يعمل الدليل الإرشادي على توحيد الإجراءات الفنية والإدارية لكافة الوحدات في الجامعة، بما يتوافق مع الخطة الإستراتيجية للجامعة، وتستفيد منه جميع وحدات الجامعة وكلياتها.

شكر وتقدير

واختتم وكيل الجامعة للتخطيط كلمته بتوجيه الشكر لمعالي رئيس الجامعة لدعمه المستمر، والشكر للمشرف على مركز الوثائق، وجميع منسوبي مركز الوثائق، والقائمين على تنظيم هذه الورشة، والزملاء الأعزاء المتحدثين الذين يثرون هذه الورشة بفيض علمهم؛ لمساعدة مركز الوثائق بالجامعة في تحقيق أهدافه، وللمشاركين والمشاركات في الورشة.

أوراق العمل

ناقشت الورشة أربع أوراق عمل هي:

الأولى: نظم إدارة الوثائق: قدمها الدكتور عبد الله بن حسن الشهري تناولت عددًا من الموضوعات، ومنها: تعريف الوثائق، ومحتوى الوثائق، وأنواع الوثائق، ومراحل الدورة المستندية، ومصطلحات مهمة ذات علاقة.

الثانية: الوثائق السرية: قدمها الدكتور معتصم بن عبد الرحمن الفضل، تناولت عددًا من الموضوعات ومنها: مفهوم الوثائق السرية، وتصنيف الوثائق السرية، وإجراءات حماية الوثائق السرية، والأخطاء البشرية في حماية الوثائق السرية، ونظام عقوبات نشر الوثائق السرية، ولائحة الاطلاع على الوثائق السرية، وضوابط إخراج الوثائق السرية من الجهات الحكومية، والتحول الرقمي للوثائق السرية، وأمن البيئة الرقمية في الوثائق السرية.

الثالثة: الوثائق التاريخية: قدمها الدكتور أيمن بن وجدي أحمد، تناولت عددًا من الموضوعات، منها: المفهوم العام للوثائق التاريخية، والمفهوم الإجرائي للوثائق التاريخية كما عرّفتها لائحة الحفظ الصادرة عن المركز الوطني للوثائق والمحفوظات، ومن يحدد قيمة الوثائق؟ ولائحة تقويم الوثائق، وتحديد الأداة التي نعتمد عليها في تحديد مدد حفظ الوثائق، وفئات الوثائق التاريخية، وأنواع الوثائق التي تُحفظ حفظاً دائماً، ونوع الترحيل للوثائق التاريخية ومتى يتم تجهيزها.

الرابعة: التحول الرقمي للوثائق: قدمها الدكتور يزيد الحميدان وتضمنت شرحاً تفصيلياً للدليل الإرشادي لتنظيم الوثائق، وما يتضمنه من موضوعات منها: تنظيم الوثائق، والتعقيم، والفرز، والترتيب، والتوثيق، والرقمنة، والإتلاف، والترحيل. كما تضمنت ورقة العمل أمثلة عملية لعمليات التحول الرقمي للوثائق.

الوعي الوثائقي

وقد ذكر المشرف على مركز الوثائق الدكتور يزيد بن محمد الحميدان أن الارتقاء بالوعي الوثائقي بالجامعة عامة ولدى الموظفين والموظفات في الاتصالات الإدارية والأرشيف خاصة أحد مستهدفات مركز الوثائق، وهو الأمر الذي يحرص عليه المركز من خلال الزيارات المتتالية لوحدات الجامعة وورشة العمل.

ووجّه الدكتور يزيد الحميدان الشكر لوكيل الجامعة للتخطيط والتطوير، ولجميع أعضاء اللجنة الدائمة للوثائق بالجامعة، وفريق العمل المشارك في إعداد الورشة، ولجميع الحضور والمشاركين والمشاركات، موضحاً أن المركز يواصل تحقيق أهدافه الإستراتيجية لتحقيق رؤيته المستقبلية؛ ليكون بيت خبرة ومرجعية متميزة في أعمال الوثائق والمحفوظات محلياً وإقليمياً. كما أوضح المشرف على مركز الوثائق أن إقامة ورشة عمل نظم إدارة الوثائق سوف يعقبها تنفيذ خطة عمل تتضمن زيارات وحدات الجامعة وتنفيذ إجراءات متابعة للوثائق، تتضمن فرز الوثائق وإتلافها وارشفتها بوحدات الجامعة، وإعداد قوائم الوثائق التي يجب ترحيلها لمركز الوثائق.