جامعتي ٢٠٣٠

 أقام مركز الوثائق بوكالة الجامعة للتخطيط والتطورية مؤخراً ورشة عمل حضرها العديد من منسوبي الجامعة، وحملت هذه الورشة التي قدمها منسوبو المركز الوطني للوثائق والمحفوظات عنوان «الوعي الوثائقي: تطبيق عملي على الوثائق التخصصية والوثائق السرية»، وهدفت هذه الورشة إلى نشر الوعي الوثائقي بين منسوبي الجامعة، خاصة وأن وثائق الجامعة مقبلة على الانتقال للمبنى الجديد لمركز الوثائق، كما أنه من الأهمية تعريف وحدات الجامعة بنوع الوثائق التي يجب حفظها وما هي الوثائق التي وصلت إلى المدة التي يمكن إتلافها، كما تهدف هذا الورشة إلى التأكيد على أن اهتمام الجامعة بعملية حفظ الوثائق يتخطى بكثر الاهتمام بالجوانب المادية المتمثلة في  المباني، والتجهيزات، والقرارات الإدارية وغيرها، وأن الجامعة تسعى إلى تدريب الكوادر المتخصصة وإكسابهم مزيداً من المهارات التي تتيح لهم التعامل مع كافة أنواع الوثائق، إضافة إلى التعاون والشراكة مع المركز الوطني للوثائق والمحفوظات ومد جسور التواصل معه، والاستفادة من خبرات منسوبيه، وهو ما يعزز سعي الجامعة للريادة في هذا المجال.

ومن جانب آخر تؤكد هذه الورشة عن اهتمام الجامعة بالوثائق؛ حيت تعد جامعة الملك سعود من أوائل الجامعات والجهات الحكومية التي تجاوبت مع القرارات الملكية بشأن الوثائق، فأنشأت الجامعة مركز الوثائق في العام 1423هـ استجابة لحرص الدولة- وفقها الله- على حماية الوثائق والمحفوظات، وترى إدارة الجامعة أن الوثائق التي تمتلكها الجامعة منذ تأسيسها قبل أكثر من خمسين عاماً تحتوي على وثائق في غاية الأهمية، وأن تنظيمها وحفظها، واستعادتها، كفيل بالحفاظ على مرحلة تاريخية مهمة من تاريخ أولى الجامعات السعودية «جامعة الملك سعود»، وسعياً للريادة في هذا المجال فإن الجامعة بصدد الانتهاء من مبنى نموذجي لمركز الوثائق للعناية بحفظ الوثائق وتنظيمها وتقديم الخدمات الوثائقية والمعلوماتية، حيث روعي في تصميم هذا المبنى أن يكون بمواصفات معمارية وتجهيزات فنية على أعلى مستوى وصلت إليه مراكز الوثائق في العالم، والذي يتيح للمستخدم سهولة الوصول لهذه الوثائق واستعادتها واستخدامها، وهو الأمر الذي سوف يساعد- بإذن الله-  في معالجة الكثير من الصعوبات التي تواجهنا في حفظ واستعادة الوثائق.

وهو عمل كبير يقوم عليه مركز الوثائق بالجامعة المتخصص في اقتناء وتنظيم وحفظ وتداول الوثائق وتنفيذ السياسات والأنظمة والقرارات ذات العلاقة بذلك في الجامعة، كما يسعى إلى تقديم العناية الفائقة بالوثائق الرسمية الناتجة عن أعمال كافة الوحدات الأكاديمية والإدارية والفنية بالجامعة، وتطبيق كافة السياسات والأنظمة والقرارات ذات العلاقة باقتناء وتنظيم وحفظ وتداول الوثائق الرسمية، ويسعى المركز إلى تحقيق عدد من الأهداف منها: التنفيذ السليم لأنظمة الوثائق وسياساتها ولوائحها وللتعليمات والقرارات ذات العلاقة، نشر الوعي الوثائقي بين العاملين في الجامعة، العمل على إيجاد الكوادر المتخصصة في مجالات حفظ وتنظيم الوثائق والمحفوظات، الرصد التاريخي لوثائق ولوائح ومستندات الجامعة وتنظيمها.

أ.د. يوسف بن عبده عسيري

وكيل الجامعة للتخطيط والتطوير